初めて法律事務所に相談する方は、「何を話せばよいのか」「どんな書類を持っていけばよいのか」と迷うことが多々あります。
一方、法律事務所にとっても、相談当日に必要な情報が揃っていなかったり、相談内容の整理に時間がかかったりすることがあります。
こうしたすれ違いを少なくするために、現在の相談前の「事前の準備」を、見直してみるのはいかがでしょうか。
相談者にも法律事務所にも役立つ工夫を5つにまとめました
1．相談内容を簡単に整理してもらう
法律相談では、これまでの経緯や現在の状況を把握することが大切です。
相談者には、次のような内容のメモを用意しておいていただくと、話を進めやすくなります。
- いつ、どのようなことが起きたのか
- これまで相手方とどのようなやり取りがあったのか
- 現在、何に困っているのか
- どのような解決を希望しているのか
きれいな文章にまとめてもらう必要はありません。箇条書きでも、時系列に沿ったメモでも十分です。
法テラスでも、限られた相談時間を有効に使うため、事前に相談内容を整理したメモを用意することを勧めています。
2．相手方の情報は、必要な範囲で事前確認
相談者は利益相反についての知識をあまり持ち合わせていません。
そのため、事前確認も重要です。
相談を受ける前に、相手方の氏名や会社名などを確認しておくと、相談を受けられるかどうかの判断に役立ちます。
ただし、最初の問い合わせの段階から詳細な事情をすべて記入していただく必要があるとは限りません。情報の取り扱いにも配慮したいところです。
3．持参資料は相談分野ごとに案内する
持参していただきたい資料が、相談内容によって異なることを相談者は知りません。
例えば、労働問題であれば、雇用契約書、給与明細、解雇通知書など。借金の相談であれば、債権者の一覧や督促状など。
ホームページや予約確認メールに、相談分野ごとの持参資料を案内しておくと、相談者も準備しやすくなります。
もちろん、資料がすべて揃わない場合もあります。
「書類が揃っていないと相談できない」と誤解されないように、きちんと伝えておくことも忘れずに。
4．相談当日の流れをわかりやすく伝える
相談者にとって、法律事務所は初めて訪れる場所かもしれません。
相談時間や費用、支払方法、当日の受付方法、オンライン相談の場合の接続方法などを、あらかじめ案内しておくことが、相談者の不安の軽減につながります。
事務所では当たり前になっていることでも、初めての方にはわからないことがあります。
よく気にされるのは、エレベーターや駐車場の有無、事務所に一番近い駅の出口など。
またコロナ禍以降、オンライン相談をするようになったなど、お知らせのアップデートはきちんとされていらっしゃいますか。
相談者の立場で案内を読み直してみると、意外な改善点が見つかるかもしれません。
5．ホームページ・メール・印刷物の記載内容を統一する
媒体により内容が異なっていては、かえって混乱を招いてしまいます。
相談者に案内する内容を整理し、事務所のルールとして決め、所員の皆さまが参照できる場所（※）に保管しておくことで情報を管理しやすくなります。
変更があった際にも、皆さまが同じものを参照することで、どこを直せばよいか把握しやすくなります。
※DropBoxやOneDriveなど外出先でもアクセスできるクラウド上がおすすめ
小さな工夫が、相談のしやすさにつながる
法律相談の事前の案内は、特別に大がかりな仕組みを作らなくても見直せるものです。
協北でも、法律事務所の皆さまが相談者に情報をわかりやすく届けられるよう、ホームページや印刷物の制作を通じてお手伝いしています。
相談内容や相手方の情報は、ホームページの相談予約フォームに項目を設けることで確認する手間が省ける可能性があります。
相談者が安心して相談に臨めること。そして、法律事務所の皆さまが本来の相談業務に集中できること。
小さな工夫が、相談のしやすさや情報管理のしやすさにつながります。
お時間のあるときに、現在の事前の案内方法を、見直してみてはいかがでしょうか？
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